U-Raise vous livre les causes de cette difficulté à dire non, et un mode d’emploi tout en douceur pour disséminer des barrières petit à petit dans votre sphère professionnelle.

Pourquoi ne sait-on pas dire non ?

Plusieurs cas de figure peuvent expliquer votre impossibilité à émettre un refus.

Peut-être avez-vous…

• peur de renvoyer une mauvaise image de vous-même,
• des difficultés à connaître réellement vos besoins et vos envies (un bilan de compétences peut vous apporter les réponses en attente !), 
• Peur de ne plus être aimé et apprécié,
• Peur du conflit, 
• Un manque de confiance en vous
• La crainte de prendre une décision,
• Peur de faire du mal ou blesser quelqu’un,
• Des croyances ancrées malgré elles : il ne faut pas être égoïste, on doit être poli, prioriser les besoins des autres avant les siens, des refus qui n’ont pas été écoutés par le passé… 

Et tout ceci empiète sur votre sentiment de légitimité ou d’authenticité pour décliner et poser des limites. Forcément, cela a un impact sur votre bien-être personnel.

1. Prendre le temps…

Souvent, quand on a du mal à exprimer une négation, c’est que l’on n’arrive pas à répliquer dans la précipitation. La solution préférable est alors de vous accorder ce temps nécessaire.

Premièrement, pour votre propre réflexion. Peut-être que vous n’êtes pas dans la meilleure humeur ou la tête accaparée dans un dossier ou une tâche qui vous demande une concentration totale.

Deuxièmement, pour ne pas avoir l’impression d’être trop brutal dans votre façon de répondre.

Ainsi, vous vous octroyez le temps d’étudier si la proposition qui vous est adressée vous convient. Vous pouvez peser le pour et contre, et ressentir si c’est aligné avec vous et vos souhaits du moment. Et si vous êtes prêt à valider.

• Avez-vous le temps d’accepter cette offre ?
• Le contraire vous pénalise-t-il ? Si oui, dans quelle mesure ?
• Êtes-vous en mesure de vous organiser pour accepter ?

Apprenez alors à dire que vous réfléchissez et que vous revenez vers votre interlocuteur dans une heure, d’ici à 2 jours, la semaine suivante, etc. Une date butoir suffisante pour vous laisser un instant pour « dormir dessus » (la nuit porte conseil !), mais également respectueuse de celle de votre interlocuteur. 

Ainsi, vous saurez  si vous pouvez donner suite ou pas, selon vos plans personnels et professionnels. Dans le cas contraire, ce sera un ‘non’ sur mesure.

2. Assumer son ‘non’

De toute façon, gardez en tête que vous n’êtes pas obligés de justifier votre refus ! Si vous êtes interrogé, c’est bien que le choix d’un ‘oui’ ou d’un ‘non’ s’offre à vous.  Vous pouvez, par conséquent, simplement décliner ou être complètement honnête.

« Je n’ai pas envie », « je ne préfère pas donner suite », « ce n’est pas le moment pour moi », « je n’ai pas l’énergie » … sont des réponses valides.

Toutes les réponses négatives sont recevables du moment qu’elles sont respectueuses, partagées dans un contexte qui s’y prête et d’une manière appropriée.

3. Dédramatiser 

N’hésitez pas à prendre du recul et couper l’affolement de votre mental. Il s’agite avec l’envie de garder de bonnes relations et d’être bien vu au travail. 

Vous êtes sur le point de refuser une invitation, une proposition ou une sollicitation sur un projet professionnel ?

Ce n’est pas grave. Vous ne dites pas non à la personne qui est en face de vous, mais à sa demande. 

De plus, vous aurez sûrement d’autres occasions à l’avenir ! Et si ce n’est pas le cas, vous avez su vous écouter. Vous avez répondu à votre besoin du moment (repos, temps, désintérêt de l’offre, non-alignement avec vos valeurs…). Et juste pour ça, félicitez-vous !
N’ayez pas de culpabilité. Un refus ne fait pas de vous pour autant une personne nonchalante, passive ou non serviable. Vous êtes quelqu’un qui a la tête sur les épaules, connectée à ses envies et ressentis, et qui sait ce qu’elle veut (ou du moins, ce qu’elle ne veut pas ! ).

4. Saupoudrer de tact 

Il y a toujours des circonstances et une façon de s’exprimer ! La diplomatie est alors la clef dans votre communication. Et ce, d’autant plus dans le monde professionnel où vous êtes sûrement amené à côtoyer de nouveau votre interlocuteur ! En effet, il peut être votre client, votre responsable ou votre collègue.

Si vous en avez envie, vous pouvez vous excuser par politesse, mais évitez le basique « Non », un peu brut et trop droit au but !

L’empathie est aussi conviée dans votre message. Une ouverture est envisageable comme : « peut-être une prochaine fois », peut être exprimée.

• Privilégiez également une tournure positive. En effet, le cerveau humain ne prête pas attention à la négation ‘ne pas’. Ne pensez pas à un marteau bleu. Alors, qu’imaginez-vous ? Voici un exemple de refus formulé de manière affirmative : « Merci, mais dans l’immédiat, j’ai une priorité ».

• Dites merci. Simple, mais efficace ! Vous démontrez ainsi de la reconnaissance à votre relation professionnelle d’avoir pensé à vous.

• Attention à éviter de tomber dans un engagement futur sans faille comme « Oui pour la prochaine fois ». Vous n’êtes pas devin, vous ne savez donc pas si vous serez en mesure d’accepter !

5. Garder le cap

Votre interlocuteur insiste ? Il argumente sur les nombreux intérêts que vous auriez à accepter, les avantages pour vous… Ne cédez pas pour autant si vous êtes bien au clair avec vos aspirations actuelles ! Vous avez pris le temps d’y penser et vous avez refusé. 

Ici, rien ne tombe plus sous le sens que d’adopter « une main de fer dans un gant de velours ».

C’est votre allié redoutable pour être suffisamment explicite et ferme sur votre refus (et ses raisons uniquement si vous souhaitez à votre tour développer vos réserves), tout en étant assertif. De cette attitude, vous conservez des relations sereines, endossez une posture d’affirmation de vous-même, tout en étant respectueux des autres. Vous risquez sinon de vous en vouloir d’avoir cédé !

6. Proposer une alternative

Vous êtes mal à l’aise à l’idée de décliner une sollicitation ? Vous pouvez toujours offrir un plan B à votre interlocuteur si vous êtes en difficulté avec un ‘non’ de but en blanc !

• Il peut être un oui déguisé, mais à vos conditions : dans tel délai, dans tel contexte, en doublon avec un collègue… 
• Votre alternative peut aussi être de participer partiellement, de vous occuper de la gestion du projet, de la phase de contrôle…

Vous ferez preuve d’initiative et de volonté. Vous vous sentirez possiblement plus à l’aise avec cette nuance d’un léger refus, mais d’une nouvelle proposition de solution. De plus, remarquez qu’un jeu de bascule s’effectue ici, c’est désormais à l’autre personne de vous répondre oui ou non !

“Savoir dire non, c’est se dire oui à soi-même” Jacques SALOMÉ

Préférez être aux commandes de votre vie, plutôt que d’en être passif et laisser autrui décider pour vous !

C’est inconfortable de se résigner à accepter tout en vivant mal les choses tout au long de leur déroulement.

Vous êtes réconcilié avec l’envie de dire non ? 

Remémorez-vous qu’apprendre à exprimer vos limites est bénéfique, à la fois pour l’image de soi, pour vous-même, mais également envers vos collaborateurs, clients, prestataires, votre direction… 

Si des opportunités se présentent, sondez-vous pour confirmer qu’elles répondent à vos objectifs du moment et sur le long terme. Assurez-vous aussi de rester en accord avec votre for intérieur.

Laissez-vous le temps et accordez-vous la permission d’expérimenter le ‘non’ lors de vos prochaines sollicitations. Apprendre à refuser fait partie d’un processus d’évolution de votre conscience dans sa totalité.

Offrez-vous cette progression dans le temps, pas après pas !

L’article Apprendre à dire non et poser des limites au travail est apparu en premier sur U-Raise.

Ou dans le cadre d’un changement de situation professionnelle en vue grâce à un projet d’intrapreneuriat, side project, slashing…

Vous ne savez pas par où commencer pour définir un objectif qui soit suffisamment stimulant pour vous dépasser, sans que cela ne vous paraisse une montagne à gravir ?

Planifier et décider d’un but à atteindre n’est pas toujours très évident pour tous… Perte de temps ou source de stress, ce n’est pas ce qui est au programme avec U-Raise ! 

Organisez-vous désormais facilement en établissant vos objectifs d’une manière innovante et pouvoir ainsi vous y mettre avec le sourire !

Pourquoi se fixer des objectifs ?

Avoir des objectifs programmés vous permet de :

• Clarifier votre vision

En effet, cela vous permet de prendre du recul et de prendre conscience de ce que vous souhaitez expérimenter, vivre et pratiquer. Comme une liste au père Noël, vous faites le compte des envies et vœux à exaucer dans votre vie. Ainsi, vous pouvez décider d’aller dans le sens de vos projets à réaliser dès maintenant ou d’ici à quelques années ou plus !

• Nourrir votre motivation

Quelle satisfaction que de se voir cocher les cases ! Réaliser que vous atteignez les étapes petit à petit est source de bien-être et de fierté, cela engendre un cercle vertueux ! À chaque palier franchi, vous pouvez ressentir un sentiment d’accomplissement.

• Atterrir là où vous le souhaitez

Décider d’un cap ou d’une destination, c’est prendre sa vie en main et en être 100% acteur. De plus, on peut faire une analogie avec le fait de faire du ski, conduire une moto ou une machine… Il faut regarder là où vous désirez aller et non pas là où vous avez peur d’atterrir ! Sinon, c’est sûr, le sapin sera pour vous ! Pensez à des objectifs po-si-tifs 

• Trouver des solutions

Vous voyez le temps défiler et vous ne progressez pas… Se fixer une mission permet de se challenger, économiser du temps, réaliser des actions ou mener à bien des projets que vous n’auriez pas effectués en vous laissant porter. Cela vous amène à gagner en débrouillardise et en réflexion par vous-même.

Après ces différents avantages à établir vos propres objectifs, vous avez envie d’avancer ? Passons à la méthode concrète !

La méthode SMART +

Vous connaissez peut-être la méthode SMART, mais pas forcément revisitée par U-Raise 

C’est la méthode qui vous aide à poser les choses sur papier, anticiper les conséquences de vos finalités et les rendre attrayantes ! Un objectif doit être…

Spécifique

=> Pour inviter plus de clarté et de précision.

Par exemple, « je veux être entrepreneur » est une formulation bien trop globale. Il faut expliciter, préférez alors un verbe d’action qui vous parle et qui spécifie la tournure de votre objectif. Cela deviendrait « je crée mon entreprise en conseil en image dès le 1^er octobre prochain ».

Mesurable

=> L’objectif doit être quantifiable et chiffré

Cela vous permet de valider de cette manière si vous avez réussi à l’atteindre concrètement ! Par exemple, un objectif de chiffre d’affaires : « réaliser 20 000 € d’ici à fin d’année ».

Atteignable

=> Vous devez vous dire que c’est possible d’accéder au palier envisagé !

C’est donc motivant et ça vous donne envie de vous dépasser, car cela peut payer ! Demandez-vous si vous avez les moyens humains, financiers, compétences, ressources et le temps pour y arriver ? Et si votre objectif est simplement à votre portée.

Relevant

=> ou “Pertinent” en français. L’objectif doit être intéressant et vous servir.

Il doit être en lien avec votre vision générale et correspondre à celle-ci. On peut, de ce fait, inclure l’aspect « logique » et de sens. Il doit vous permettre de répondre à une cohérence et vous devez être en capacité de pouvoir l’accomplir.

Temporellement défini

=> L’objectif doit avoir une date de réalisation

Vous avez établi un objectif précis ? C’est bien ! Maintenant, il faut lui associer une date butoir. Dans quels délais souhaitez-vous réaliser votre ambition ? Ce qui n’est pas planifié a moins de chances d’être un succès !

Le +

Le plus, c’est ce qui fait toute la différence. On y ajoute une réflexion plus profonde grâce à des critères de :

Motivation

Oui, il va vous falloir des raisons valables de vous mettre en mouvement et passer à l’action. Votre sélection doit être quelque chose qui vous fait vibrer et qui vous apporte son lot d’excitation. Questionnez, épluchez et faites l’inventaire de vos désirs, passions, rêves, ambitions et aspirations personnels sans limites ! Cela doit avoir du sens pour vous et être en accord avec vous et vos valeurs afin d’accomplir votre vision globale.

Indépendance

Cet objectif ne repose-t-il que sur vos épaules ? Vous n’avez pas la main sur les facteurs externes. Si votre volonté est donc d’impliquer un facteur de votre environnement, gardez bien en tête de le formuler de manière à être le seul à pouvoir influer dessus. Par exemple : « améliorer l’ambiance de travail » vous ne contrôlez pas toutes les personnes de votre équipe. En revanche, « améliorer mon état d’esprit au travail », ça, oui !

Congruence

Réfléchissez aux retombées générales de votre ambition. Est-ce qu’elle porte préjudice à vos proches ? Est-elle en confrontation avec votre environnement ? Un objectif doit servir à vous apporter du bien-être pour vous, votre vie de famille, votre entourage… Les personnes qui sont indirectement concernées, mais impactées par votre choix.

Nos conseils pour atteindre vos objectifs 

Pour parvenir à vos objectifs SMART+ de la meilleure façon possible, voici nos astuces !

• Adoptez le pouvoir des habitudes : des routines matinales ou de fin de journée liées à l’atteinte de votre cap, des rituels, un environnement clair et rangé pour se concentrer…  Plus vous aurez d’ancrages, plus ce sera facile pour vous d’avancer sans déployer trop d’efforts.
• Augmentez votre chance de réussite de 42% : oui ! Écrire vos objectifs favoriserait leur atteinte d’environ 40% ! Grâce à votre outil de prise de notes, sur papier ou sur n’importe quel support que vous garderez jusqu’à leur finalisation, rédigez vos objectifs noir sur blanc 
• Découpez vos tâches : en petites actions pour ne pas se décourager. Listez les trois premiers pas ou choses à faire pour vous approcher de votre objectif, puis de nouveau trois autres et ainsi de suite !
• Suivez votre progression : et partagez-la en équipe, avec vos proches… Évaluer votre avancée vous aide à vous rendre compte du chemin parcouru et à rester motivé.
• Envisagez les bénéfices à en tirer : quels sont les plaisirs que vous aurez à atteindre vos buts ? Projetez-vous dans cette perspective ! Sensations, évolution, compétences, apprentissage, fierté… Cela vous mettra dans un état d’esprit encourageant pour progresser dans cette optique.
• Fêtez chaque victoire : même la plus petite qui soit, en vous récompensant ! Chaque accomplissement mérite sa célébration, cela permet de vous maintenir en haleine d’une manière positive !
• Privilégiez des conditions favorables : une bonne hygiène de vie, un entourage qui vous soutient et qui croit en vous, des attitudes positives, une solide gestion des priorités… Autant de facteurs qui seront pertinents et propices pour l’atteinte de vos objectifs, à garder en tête !
• Croyez en vous : quand on veut, on peut… Alors oui, vous méritez enfin de vous faire confiance, de vous dire que vous méritez la réussite et d’atteindre vos objectifs ! Vous avez toutes les ressources en vous pour y arriver. 

Le critère ultime pour se fixer des objectifs est la diversification. On peut se baser sur la roue de la vie qui regroupe nos 5 principaux domaines de vie :

1. Professionnel : argent et finances, travail et carrière
2. Créativité : santé et vitalité, divertissement et loisirs
3. Vie sociale : environnement (cadre de vie) et communauté
4. Vie émotionnelle : famille et amis, amour et vie de couple
5. Croissance personnelle : développement personnel et spiritualité

Ainsi, vous vous assurez de vous fixer des objectifs, mais pas toujours dans un seul et unique domaine de votre vie !

La méthode SMART + vous permet de balayer tous les pans de votre vie et de creuser vos motivations profondes afin d’établir des objectifs qui résonnent avec vos envies, votre cadre de vie professionnel et personnel. Si vos objectifs sont fixés de la bonne manière en considérant ces critères, vous vous garantissez la meilleure réussite possible pour atteindre vos ambitions et aspirations !

Et pour y arriver, c’est appliquer la technique, la respecter, y revenir si on décroche (car personne n’est parfait !) et essayer encore et encore.

L’équipe U-Raise vous souhaite le plus de succès dans vos prochains objectifs ! Besoin d’un coup de pouce ? Contactez-nous !

L’article La méthode pour atteindre ses objectifs est apparu en premier sur U-Raise.

De nombreuses applications et outils d’organisation sont apparus et nous aident dans notre volonté d’être plus efficace au travail. L’objectif est de se repérer davantage dans le temps et dans l’espace pour gagner en sérénité et en efficacité  ! Nous avons tous envie d’avoir à disposition tout ce dont nous avons besoin pour effectuer notre journée, de la façon la plus rapide et intuitive possible.

Simplifiez-vous la vie en utilisant les bons outils ! Cela peut décupler votre efficacité. Pour ce faire, suivez le guide avec U-Raise en reprenant les bases d’une solide organisation et les outils que nous vous avons sélectionnés !

Les bases de l’organisation

Avant de se lancer dans des outils sophistiqués, il faut revenir à ce que désigne une bonne organisation. Elle inclut 3 grands piliers :

• La prévoyance : un planning honnête et pratique est une des clefs ! Les tâches qui ne sont pas programmées ont moins, voire peu de chances d’être réalisées.
• La structuration : chaque chose est rangée ou prévue à un emplacement précis. Pas d’hésitation possible !
• L’efficacité : on fait la chasse aux moments perdus inutilement ! On optimise sa vie quotidienne afin d’économiser au mieux son temps.

L’essentiel est d’avoir une vie plus fluide et facile à vivre dans le but de conserver votre équilibre entre votre travail et votre sphère personnelle.

« L’organisation induit l’efficacité, qui, elle-même, impacte la qualité du temps personnel. » Corinne Ghiridlian-hofmann

Vous avez des ambitions ou des envies de vivre certaines expériences dans votre vie ?

Tout en vous laissant une certaine latitude et du temps libre, méthode et organisation sont de rigueur. En effet, si vous n’avez pas de plan ni un ou plusieurs objectifs en ligne de mire, vous risquez de ne pas les atteindre et d’atterrir là où vous le vouliez !U-Raise vous équipe d’outils pour mettre en place vos projets, concrètement et facilement

Les outils pratiques

Afin de profiter au maximum d’une vie pragmatique et équilibrée, se coordonner avec des outils pratiques peut vous offrir un gain de temps considérable et vous libérer les pensées.

Ou comme partagé chez U-Raise : un esprit sain, dans une organisation optimale ! 

Vous y trouverez de multiples bénéfices comme d’y voir plus clair, supporter moins de charge mentale, avoir du temps pour vous, économiser de l’énergie, gagner en sérénité, être plus disponible pour votre entourage…

Faites ce que vous pouvez pour alléger votre cerveau et travailler dans les meilleures conditions possibles au quotidien.

1. Un agenda

Ce qui n’est pas planifié, empiète l’espace de votre cerveau. Évitez les oublis et l’encombrement de votre cerveau, qui pèse parfois lourd

L’agenda est à l’organisation, ce qu’est un ordinateur à l’informatique : indispensable !

Vous pouvez choisir ainsi le calendrier numérique ! L’avantage principal d’un agenda en ligne est l’option glisser-déposer, très efficace pour avancer ou reculer des tâches ou rendez-vous.

• Google Agenda : intuitif, il offre une personnalisation et diverses fonctions comme : les rappels, la récurrence d’évènements, une organisation partageable en équipe… Un classique !
• Calendrier Outlook : il est orienté planification et gestion de rendez-vous avec l’accès à la disponibilité des autres utilisateurs (en ligne, occupé…), programmation de réunions, création d’évènements…
• Any.Do : calendrier intelligent et assez similaire aux 2 précédents, son interface est fluide et épurée. Idéal pour la création et l’organisation de vos tâches, liées ou non, avec étiquettes…

Il reste la traditionnelle version papier. Elle est infaillible si vous avez toujours votre agenda sur vous ! Utilisez-le avec un stylo effaçable de préférence, dans une constante logique d’anticipation des aléas de la vie !

2. Outils d’organisation email

La gestion des emails est un autre point essentiel d’une organisation optimale !

Utilisez alors la messagerie que vous souhaitez ou celle de votre entreprise, mais agrémentez-la d’une application pour fluidifier le traitement de vos mails :

• Inbox Pause (extension Gmail) : choisissez la tranquillité en ne voyant pas le nombre de vos emails augmenter en mettant en attente la réception de ceux-ci pendant quelque temps.
• Boomerang (extension Gmail) : elle permet de planifier la diffusion ou le renvoi de messages à une date ultérieure. Ainsi, plus besoin de se reconnecter aux horaires précis pour son envoi ! Vous pouvez aussi libérer votre boîte de réception des emails en attente (renvoi plus tard).
• Sanebox : vous avez le sentiment de vous noyer dans vos emails ? Cet assistant vous aide à trier vos emails : messages jugés importants, blacklistés, rappels…
• Cleanfox : rien de tel qu’un ménage de printemps dans sa messagerie. Ce service gratuit retrouve toutes les listes de diffusion où vous êtes inscrit, à vous de valider pour le désabonnement ou non !

3. Outils pour stocker et partager

L’utilité d’un espace de stockage est évidente, direction nos 3 choix de cloud pour vous !

• OneDrive (Microsoft) : téléchargez jusqu’à 5 Go par fichier ! Il les trie directement par type.
• Google Drive : Importez ou glissez-déposez des documents jusqu’à 5 To et établissez des dossiers pour vous organiser. 
• DropBox : agent indépendant, vous pouvez partager des fichiers qui ne nécessitent pas de créer un compte. Vous pouvez à la fois produire des fichiers Office que des fichiers Google. 

4. Outils de to-do list

Successeur du célèbre post-it papier, ce procédé est essentiel pour ne rien oublier et pouvoir vous concentrer, chaque chose en son temps !

• Todoist : vision stratégique de votre to-do list grâce à la vue du jour ou hebdomadaire, récurrence, filtres…
• Microsoft To Do : synchronisation avec Office 365, personnalisation d’une liste par emoji, partage…
• TickTick : c’est un outil tout-en-un de to-do list, saisie vocale, conversion d’emails en tâches…
• Do it tomorrow : réel carnet de notes digital et gestionnaire de tâches. Une image essentiellement sur 2 jours, dédiée aux habitués de la procrastination !
• Pomotodo : liste de choses à faire, contrôle de documents, planification, notifications… Logiciel de gestion de tâches, parfait pour les entreprises du tertiaire ou à taille humaine !

5. Outils de planification/gestion de réunion

De temps en temps, une réunion virtuelle permet de faire avancer un dossier ou réaliser un entretien que l’on n’aurait pas pu faire en physique. Pensez à :

• Doodle : rapide et très simple d’utilisation, il offre la possibilité de connaître les disponibilités de chacun en évitant une multitude d’échanges mails.
• Calendly : synchronisé avec votre (ou vos agendas), il coordonne votre emploi du temps et affiche vos disponibilités en automatisant la prise de vos rendez-vous façon DoctoLib !

6. App’ de gestion de projet seul ou équipe

Parfaite pour discuter d’une idée ou d’un dossier et pour ne pas encombrer ses emails à l’infini !

• Trello : sous forme de listing de carte, c’est un outil de gestion des tâches et de collaboration. Planification, calendrier partagé et suivi du temps !
• Asana : similaire à un ‘hub’, il permet un espace de travail lisible, une organisation facilitée où chacun est mis à contribution sur le projet. Différentes vues possibles.
• Notion : très complet, tout est au même endroit ! Vous pouvez taguer vos collaborateurs en ayant votre propre espace. Tableau simple ou avec formules, textes, liste de tâches… Un outil fourni et parfait pour le sur-mesure.
• Slack : outil d’échange coopératif, ses fonctions principales sont la communication, l’archivage et la recherche de contenu.
• Teams : cette appli permet de répondre rapidement et facilement en chat et conversations groupées, créer des réunions et suivre des collaborations.

7. App’ de gestion de projet familial

Parce que oui, la vie de famille est une gestion quotidienne de projet en équipe ! Vous venez d’être averti d’une réunion à 18h30, partagez-la pour informer votre moitié.

• FamilyWall : organisation domestique quotidienne, livre de cuisine, notification en cas d’ajout sur le calendrier… Praticité pour le groupe.
• Hub Family Organizer : simplicité avec la concentration sur 2 éléments : le calendrier partagé et les listes de cours et de tâches. Idéale pour les familles de petite taille.
• OurHome : responsabilise chacun des membres par mission à effectuer dans un certain délai, grâce à un système de motivation à points !

8. Outils de prises de note

Vous avez une idée immédiate, vous visionnez un film que vous devez à tout prix sauvegarder ou un fichier clef ? L’outil de prise de note est votre allié !

• Evernote : planification, conservation d’enregistrements et gestion de projets. Partage de carnet de notes en direct.
• OneNote : collaboration instantanée, suivi des modifications, numérisation de notes manuscrites et conversion en texte, enregistrements de vidéos…
• Google Keep : prise de notes avec une palette d’outils comme des listes, des images, de l’audio… Collaboration de textes en temps réel.

9. Gestionnaire de mots de passe

Évitez-vous 39 tentatives de mots de passe erronés ! Facilitez-vous la vie avec :

• 1PASSWORD : solution de sauvegarde d’informations hyper sécurisée, elle propose une option de stockage local.
• LastPass : générateur de mot de passe tout aussi sécurisé, le remplissage de formulaire est fluide. Connexion instantanée après le choix du principal identifiant.

10. Le total Pack Google

Vous êtes pro-Google pour leur intégration exemplaire ? Sélectionnez le package complet avec le calendrier Google Agenda pour programmer vos Google Meets. Utilisez le Google Tasks en gestionnaire de tâches afin de traiter au mieux vos emails sur Gmail. Bien sûr, n’oubliez pas d’enregistrer vos favoris avec Google Keep et de stocker les fichiers volumineux sur Google Drive !

Vous avez envie de tester ces outils ? Pour chacun, il existe des versions d’essai ou gratuites, voyez selon ce que vous souhaitez investir et l’intérêt pour votre organisation.

Les outils fondamentaux d’une organisation efficace sont liés à un calendrier fluide, une tenue des emails optimale, un gestionnaire de tâches pratique et de la prise de notes rapide.

Il n’y a pas fatalement de meilleur outil qu’un autre. Ce qui compte, c’est qu’il vous convienne et s’accorde avec le plus de facilité dans votre gestion quotidienne, personnelle et professionnelle.

Adoptez les techniques qui vont vous permettre de gagner du temps, simplifiez votre communication et l’accès aux informations. Évitez de vous encombrer d’outils qui vous ralentissent plus qu’autre chose. Ainsi, sauvegardez votre énergie pour mieux la dépenser dans votre travail.

Et souvenez-vous, votre organisation évolue au fil du temps… Et au gré de vos envies !

Pour aller plus loin, nous partageons également avec vous 6 méthodes pour booster votre productivité.

« L’organisation n’est pas une question de perfection, mais d’harmonie et de cohérence avec ce que vous êtes vraiment »

L’article 10 outils pratiques d’organisation est apparu en premier sur U-Raise.

U-Raise vous confie 6 méthodes simples pour améliorer votre productivité et retrouver plus de bien-être au travail !

1. La gestion des priorités est primordiale

Prioriser, mettre en ordre et privilégier certaines tâches plutôt que d’autres paraît logique. Cependant, votre cerveau peut avoir tendance à faire en premier ce qui vous semble le plus simple ou ce que vous préférez…

Réorganisez-vous grâce à :

• La matrice d’Eisenhower

Elle vous aide à répartir vos tâches dans 4 catégories : 

1. Importantes et urgentes,
2. Importantes, mais non urgentes,
3. Non importantes, mais urgentes,
4. Non importantes et non urgentes.

 Le 1^er quadrant est ainsi la priorité absolue. Les dernières tâches, en 4ᵉ position, c’est tout le contraire !, Si cela est possible, vous pourriez même envisager d’abandonner ces tâches non urgentes et non importantes !.

• Avaler son crapaud

Issue du livre de Brian Tracy, cette astuce vous conseille de commencer votre journée par la tâche la plus pénible. Vous en serez heureux et le reste vous paraîtra tellement plus confortable !

• Les 3 missions prioritaires

Listez vos 3 piliers à effectuer sur votre semaine. Vous pouvez ensuite les découper par petits travaux quotidiens ou utiliser la méthode Ivy Lee. Elle consiste à noter la veille vos 6 tâches prioritaires du lendemain. De cette façon, vous vous concentrez uniquement sur la première jusqu’à ce qu’elle soit complétée, et ainsi de suite.

• Déléguer ou automatiser

Évidemment, si vous pouvez passer le flambeau, profitez-en ! Relayez de préférence ce qui ne vous plaît pas, car cela vous demandera systématiquement plus de temps et d’effort mental.

• Se fixer des deadlines 

Une tâche prend le temps qu’on lui accorde… Alors, optimisez vos délais en :

– Vous fixant vous-même des dates butoirs et/ou en demandant (de votre direction, client…),

– Vous engageant auprès d’un tiers comme un ami ou un collègue. Il sera votre partenaire de confiance pour vos dates limites ! Alors, n’avez-vous qu’une parole ? 

• La fameuse carotte

Reine éternelle de l’anti-procrastination, fixez-vous un objectif de temps et une récompense seulement si vous l’atteignez. « Si je termine cette mission avant fin juillet, je m’offre un massage ! », productivité décuplée !

2. L’importance de la planification

Être efficace et optimiser sa gestion du temps n’est pas synonyme de tout faire. Ayez une planification honnête, mais suffisamment challengeante ! De plus, programmer vos actions et votre travail permet de vous décharger et ainsi de libérer votre cerveau pour vous concentrer au mieux !

• Le batching

Cette technique vous fait regrouper des tâches similaires ensemble. On fait la chasse à l’attention résiduelle, c’est le temps qu’on met pour se concentrer d’une tâche A à B. Pour rester focalisé au mieux, réunissez alors les obligations administratives, la ‘production’, les actions de communication, les rendez-vous professionnels… 

• Instaurer des rituels

Planifiez des routines en début et fin de journée, voire des jours ou semaine « types » afin de rythmer votre activité et ainsi, de ne plus réfléchir à programmer ces éléments. 

Exemple : le lundi est une journée sans rendez-vous, le jeudi, c’est « création » …

• Le Timeboxing

Appelée gestion par blocs de temps en français, elle induit de réserver les créneaux dans son agenda après estimation de la durée nécessaire, réaliste, mais qui puisse vous mettre un minimum au défi ! Minutes, heures, journées… À vous d’en déterminer l’intervalle. 

• Un temps dédié à l’organisation

Ce moment vous fait gagner un temps précieux ! Prévoyez alors une plage horaire récurrente pour vous organiser de façon quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, annuelle… Pour l’hebdo, préférez dimanche ou lundi matin pour bien attaquer votre semaine !

3. Optimiser ou hacker son temps

Voici de quoi vous aider à devenir maître de votre temps une bonne fois pour toutes !

• La célèbre méthode Pomodoro

La tomate est votre allié ! Technique inspirée de son minuteur de cuisine en forme de tomate, Francesco Cirillo nous aide à être plus productifs en travaillant par tranche de 25 minutes. Prendre 5 minutes de pause entre deux, et une interruption plus longue de 15 à 20 minutes au bout de 4 pomodori. Effet de satisfaction psychologique assuré et magique d’efficacité !

• La règle des 5 secondes

Vous pensez à quelque chose que vous devriez faire ? Comptez à rebours 5-4-3-2-1 et entamez l’action physique de cette idée immédiatement ! Zéro tergiversation 

• L’astuce des 2 minutes

Issue de David Allen dans son livre ‘Getting Things Done’ : si une action vous prend moins de 2 minutes, alors faites-la de suite !

• Éliminer

À la façon Ghostbusters, prenez un peu de recul et chassez vos « dévoreurs de temps » comme les réseaux sociaux, une multitude de réunions, l’utilisation du smartphone, regarder beaucoup de séries, des rendez-vous inefficaces…

• Fractionner ses tâches

Découper votre travail en temps présente un double avantage. Vous avancez vite, en ayant le sentiment de gratification de cocher ou barrer de nombreuses tâches sur votre To-do list !  

• Des outils efficaces

Gestion de calendrier automatisée, traqueur de temps… Pour bien perfectionner votre organisation, retrouvez nos conseils dans l’article 10 outils pratiques d’organisation.

4. Prendre soin de son énergie

Vous pouvez utiliser toutes les méthodes possibles, le meilleur reste de prendre soin de vous et d’écouter vos limites.

• État physiologique

Prendre des pauses, bien s’alimenter, boire, bien dormir, bouger, voir la lumière naturelle…

Nous vous donnons des éléments dans nos articles 5 clés pour rebooster son niveau d’énergie et 7 conseils pour améliorer la qualité de son sommeil.

• Connaître son chronotype

C’est un test à réaliser sur internet qui vous permet de constater vos pics de productivité et de concentration. Ainsi, vous planifiez votre agenda en fonction, par blocs de temps appelés « deep work ».

5. Déjouer le piège des mails

Redéfinissez la notion d’urgence… Une question de vie ou de mort ne se communique pas par email, n’est-ce pas ? Dès lors :

• Assurez la relève 

Consultez vos mails au maximum 2 à 3 fois par jour, en fin de matinée et d’après-midi par exemple.

• Visez le ‘Inbox Zéro’

Votre messagerie n’est pas un lieu de stockage ! Alors, libérez-la en 5 étapes : supprimer (indésirables, sans intérêt), déléguer (non concerné), répondre (urgence), différer (dossier ‘à traiter’) et archiver (information).

6. Améliorer sa concentration

Faites le vide sur le superflu et privilégiez un temps de travail régulier et de qualité.

• 0 « parasite »

Coupez toute gêne possible de vos collègues ou famille, en cas de télétravail. La porte fermée de votre bureau peut symboliser « ne pas déranger, sauf urgence ». N’oubliez pas de supprimer les notifications de votre téléphone ou ordinateur grâce au mode avion ou silencieux.

• Environnement de travail

Avoir un espace de travail propre, rangé et propice est essentiel pour pouvoir vous concentrer. Pourquoi ne pas tester d’en changer grâce au coworking ?

• Matériel performant

Vos outils et équipements de travail ne doivent pas être un frein pour votre efficacité. Si vous le pouvez, investissez, entre autres, dans du matériel informatique de qualité.

• Mode monotâche

Dans l’esprit du Time Blocking, on évite au plus le multitâche pour rester attentif ! 

• Ambiance sonore

Vous pouvez tester de travailler en musique (de préférence sans paroles), avec un fond sonore comme une simulation d’ambiance de café, un air avec des ondes spécifiques (‘deep focus’) ou même un casque antibruit pour être en concentration maximale !

Essayez, appliquez et sélectionnez les méthodes de productivité qui vous conviennent le mieux. Ne choisissez que ce qui résonne avec vous et que vous adopterez de la façon la plus fluide selon votre personnalité, activité et emploi du temps. Dans tous les cas, les bonnes habitudes se forgent dans la durée !

Double effet gagnant, la productivité vous offre un sentiment de satisfaction et de fierté, superbe effet d’un cercle vertueux pour rester efficace !

Ne cherchez pas la perfection. Si vous manquez d’énergie un jour, adaptez-vous. Gardez aussi en tête que « Fait vaut mieux que parfait » donc, passez à l’action pour avancer.

Lisez notre article Osez savoir dire non pour vous préserver !

Gagner en productivité est un bel objectif, mais attention à l’effet pervers de vouloir tout optimiser à tout bout de champ, conservez un état d’esprit sain pour prendre soin de vous !

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